付款單位審查有關單證后，認為所發貨物的品種、規格、質量等與雙方簽定的合同不符或者因其他原因對收款單位委托收取的款項需要全部或部分拒絕付款的，應在付款期內出具“委托收款結算全部或都分拒絕付款理由書”（以下簡稱“拒絕付款理由書”），連同開戶銀行轉來的有關單證送開戶銀行。
　　“拒絕付款理由書”一式四聯，*9聯（回單或支款通知）作付款單位的支款通知；第二聯（支款憑證）作銀行付出傳票或存查；第三聯（收款憑證）作銀行收入傳票或存查；第四聯（代通知或收帳通知）作收款單位收帳通知或全部拒付通知書。
　　付款單位出納員在填寫“拒絕付款理由書”時，除認真填寫收款單位的名稱、賬號、開戶銀行，付款單位的名稱、賬號、開戶銀行，委托收款金額，附寄單證張數等外，對于全部拒付的，“拒付金額”欄填寫委托收款金額，“部分付款金額”欄的大小寫都為零，并具體說明全部拒絕付款的理由；若部分拒付的，“拒付金額”欄填寫實際拒絕付款金額，“部分付款金額”欄填寫委托收款金額減去拒絕付款金額后的余額，即付款單位實際支付的款項金額，并具體說明部分拒付的理由，并出具拒絕付款部分商品清單。填完后，在“付款人蓋章”處加蓋本單位公章，并注明拒付日期。
　　按照規定，銀行對收到的付款單位的“拒絕付款理由書”連同委托收款憑證第五聯及所附有關單證，不審查拒絕付款理由，只對有關內容進行核對，核對無誤即辦理有關手續，實行部分拒付的，將部分付款款項劃給收款單位，“在拒絕付款理由書”*9聯上加蓋業務專用章退還給付款單位，將“拒絕付款理由書”第四聯寄給收款單位開戶銀行由其轉交收款單位。
　　付款單位收到銀行蓋章退回的“拒絕付款理由書”*9聯后，全部拒絕付款的，由于未引起資金增減變動，因而不必編制會計憑證和登記賬簿，只需將“拒絕付款理由書”妥善保管以備查，并在“委托收款登記簿”上登記全部拒付的情況。如果拒絕付款時，對方發出的貨物已到收到，則應在“代管物資登記簿”中詳細登記拒絕付款物資的有關情況。對于部分拒絕付款的，應當根據銀行蓋章退回的“拒絕付款理由書”*9聯，按照實際部分付款金額編制銀行存款付款憑證，其會計分錄和全部付款會計分錄相同。
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