如無特殊情況，供貨方交付商品時，開具發票的數量(以下簡稱“發票數量”)應與簽署的合同數量相等。移交商品時，若實際驗收入庫的數量(以下簡稱“驗收數量”)大于發票數量且供貨方不知情，無論差異多大，購貨方通常不會主動告知供貨方。此時購貨方往往會按照發票數量填寫入庫單，同時倉庫保管人員對此差異做好備查賬登記，待盤點時可做盤盈處理。

若實際驗收數量大于發票數量且供貨方已知情，則根據驗收數量與合同數量、發票數量間的差異大小進行處理：若差異較大且超過合同約定的差異范圍，采購人員需及時通知需求部門，決定是退掉多余部分還是接收差異部分。如擬接受多余部分，則經相關領導審批后辦理合同變更，同時要求供貨方補開差異部分的發票，最終財務部門按照實際數量與供貨方進行結算;若決定退掉多余部分，則直接退回，并按合同數量、金額進行結算，以免造成資金占壓。

驗收數量與發票數量差異較小時，在供貨方不額外要求增加貨款的情況下，可遵循以下三種處理方式：①材料入庫單上的數量與實際入庫數量保持一致，總金額與發票保持一致，攤低采購單價。此方法等于將合理溢余攤入材料單價中，優點為倉庫賬、財務賬與實際一致，實際操作時適用于誤差為稱重物資重量的5‰以內的情況。②材料入庫單上的數量、金額與發票數量、金額保持一致，同時倉庫需將差異登記做備查賬，并按照該材料領用數量及次數，分次分攤計入各批次領料中。此方法較為合理，對于單價較高且到貨量較大的材料，不會因為將差異一次性領出而影響當月產品成本，但操作流程較為復雜，在實際操作中不易實現。③材料入庫單上的數量、金額與發票數量、金額保持一致，同時在材料入庫當月由采購人員申請填寫材料出庫單，經相關領導審批后，將差異一次性領出。月底財務將合理損耗(溢余)的出庫單匯總，計入制造費用進行攤銷。此方法操作性較強，在實際中使用較多。

一般以發票數量的5‰為基準，根據合同數量與驗收數量差異大小不同，可分為兩種情況。一種情況是合同(發票)數量大于驗收數量，幅度超過發票數量的5‰，此時采購人員需根據簽訂合同時與供應商約定的結算方式(如多退少補)、交貨地以及結算要求，及時與供應商進行協商，并以協商后的材料數量、價格開具發票。另外，也有一些公司與供應商選擇與第三方單位簽訂合同，過磅時，以第三方單位確認的數量作為材料入庫的數量，并開具發票，此方式避免了與供應商發生扯皮現象，流程上雖處理簡單，但成本較高。

第二種情況是差異幅度小于發票數量的5‰，此差異幅度屬于合理損耗范圍，此時有三種處理方式可供選擇：①材料入庫單上的數量與實際入庫數量保持一致，總金額與發票保持一致，攤高材料單價。此方法將合理損耗攤入材料單價中，優點為倉庫賬、財務賬與實際一致，適用于合理誤差為稱重物資重量的千分之一以內的情況。若超出此范圍則易導致財務記賬不嚴謹，且具有稅務檢查風險，必要時需將差異部分的進項稅額轉出。②材料入庫單上的數量、金額與發票數量、金額保持一致，同時倉庫需將差異做備查賬，并按照該材料領用數量及次數，分次分攤計入各批次領料中。此方法較為合理，對于單價較高且到貨量較大的材料，不會因為將差異一次性領出而影響當月產品成本，但是流程較為復雜，在實際操作中不易實現。③材料入庫單上的數量、金額與發票數量、金額保持一致，在材料入庫當月需由采購人員申請填寫材料出庫單，經領導審批后，將差異一次性領出。月底財務部門將合理損耗的出庫單匯總，計入制造費用進行攤銷，同時按年匯總各家供應商本年“缺斤少兩”的數量及金額，可作為選擇供應商依據之一。此方法操作性較強，在實際中使用較為普遍。

*9種情況：合同數量>發票數量﹦驗收數量。

合同數量與發票數量不一致的情形較少發生，采購特殊定制材料或不易截取的材料時可能出現。此時若發票數量與驗收數量一致，但合同數量大于發票數量，根據差異大小有兩種處理方式：①若差異較小，且差異不足以影響公司生產，則辦理合同變更，并按照實際到貨數量、金額進行結算。②若驗收數量小于合同數量且差額較大，且可能影響公司生產，采購人員需及時與供應商聯系，同時知會需求部門，研究是否有必要補發合同數量與驗收數量差異部分，如分析后認為少發貨的數量可能影響公司生產進度，則要求供貨方盡快辦理補發貨。如已到貨數量滿足現階段情況，則可按照實際驗收數量、金額進行結算，同時辦理合同變更。

第二種情況：合同數量<發票數量﹦驗收數量。

若是合同數量小于發票數量，而發票數量與驗收數量一致，此時也有兩種處理方式：①比較合同數量、金額與發票數量、金額的差異，如差異較小且在合同規定范圍之內，可協商辦理合同變更，并按照實際到貨數量、金額進行結算。②若實際到貨數量大于合同數量且超出合同約定范圍時，需及時與需求部門聯系，確認是否可接收超過合同數量部分的材料，若經過領導審批后接收，則按照材料實際驗收數量辦理合同變更，并完成結算;若經分析后，超出合同部分數量公司暫用不了，則盡快辦理退貨，避免形成呆料或賬齡較長的存貨，造成資金占壓。

若合同數量與發票數量以及實際驗收數量均不相同，則需先聯系供應商，再比較實際驗收數量與發票數量、合同數量的差異，根據情況選擇處理方式：

*9種情況：合同數量≠發票數量<驗收數量。

①若驗收數量大于發票數量，且差異部分在公司可接受范圍之內，則根據實際驗收數量，補開具發票，同時辦理合同變更;②數量差異較小時，可與供應商進行談判協商，將差異部分作為商業折扣，視同獲取相應優惠，同時流程上只需辦理合同變更。若供應商有較強競爭優勢且打算長期合作，此時可與其進行協商，按照發票數量辦理材料驗收入庫，同時將合同變更為與發票數量、金額一致，待下次采購時將差異部分計入新的合同;③若此次采購為“一錘子買賣”，則需一次結算清楚。④如因開票失誤造成，實際驗收數量大致與合同數量一致，但開票數量明顯小于驗收數量與合同數量，此時需補開(增值稅)發票，同時要求供貨方辦理合同變更。

第二種情況：合同數量≠發票數量>驗收數量。

①若驗收數量小于發票數量，且差異部分足可影響生產進度或因其他原因公司不可接受，則可與供應商協商，盡快補發差異部分材料，同時辦理合同變更;②若驗收數量小于發票數量，但差異較小，可采取與供應商協商的方式，按照發票數量辦理材料驗收入庫，同時將合同變更為與發票數量、金額一致，待下次采購時補齊差異部分;③若因開票失誤造成，當驗收數量大致與合同數量一致，但開票數量顯著大于驗收數量，此時需退回發票，并要求供貨方以實際驗收數量為準開具(增值稅)發票。如果此材料需長期采購使用，或供應商開具的增值稅專用發票已“跨月”，考慮到稅務局辦理重新開票手續太過繁瑣，財務部門一般暫按發票數量入賬，倉庫保管人員登記差異備查賬，同時要求供貨方補齊差異部分的材料數量。

　　高頓網校溫馨提示：高頓網校為您提供權威、專業的初級實務、高級實務、稅務處理、技能拓展、全面會計實務等資訊。在線會計實務試題，每天免費直播上課，更多精品網課免費試聽。高頓網校會計實務頻道為大家提供大量的會計入門基礎知識，對會計從業人員非常有參考價值。