原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證，它是會計核算的原始資料和重要依據(jù)。例如，企業(yè)購買辦公用品時，從銷售方取得的發(fā)票；倉庫在收到貨物時填制的入庫單；車間領(lǐng)用原材料時填寫的領(lǐng)料單等都是原始憑證。
根據(jù)不同的標準，原始憑證可以分為多種類型：按照來源劃分，原始憑證可分為自制原始憑證和外來原始憑證。自制原始憑證是由本單位內(nèi)部部門或個人在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟業(yè)務時自行填制的憑證，如領(lǐng)料單、工資結(jié)算單等；外來原始憑證則是從其他單位或個人處取得的憑證，如供貨商提供的發(fā)票、銀行收付款通知單等。
按照用途劃分，原始憑證還可以分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。一次憑證是指一次填寫完成、只記錄一筆經(jīng)濟業(yè)務的憑證；累計憑證是在一定時期內(nèi)多次記錄同類性質(zhì)經(jīng)濟業(yè)務的憑證；匯總憑證是對一定時期內(nèi)反映經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容相同的若干張原始憑證定期進行匯總而編制的憑證。
原始憑證的作用不僅限于會計核算，在企業(yè)管理中也發(fā)揮著重要作用。它們有助于加強內(nèi)部控制，確保各項經(jīng)濟活動符合法律法規(guī)的要求；同時，也為管理層提供決策支持，幫助其了解企業(yè)的經(jīng)營狀況和發(fā)展趨勢。
用大白話學原始憑證
原始憑證通俗解釋：經(jīng)濟活動的“身份證”和“監(jiān)控錄像”
原始憑證就像經(jīng)濟活動的“身份證”和“監(jiān)控錄像”。它是每筆錢、每件貨、每項交易的“鐵證”?，記錄了誰在什么時候、做了什么、花了多少錢、誰經(jīng)手等信息。沒有原始憑證，會計記賬就像“無源之水”，企業(yè)查賬就像“盲人摸象”，下面用生活化的例子和對比，幫你徹底搞懂這個概念。
一、原始憑證是什么？
定義：原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時當場取得或填制的書面證明，直接反映交易的真實情況。它是會計記賬的起點，也是稅務局查賬、投資人看報表的“證據(jù)鏈源頭”。
核心特征：
?真實性：必須如實記錄，不能編造（如網(wǎng)購發(fā)票上的金額必須與實際付款一致）；
?時效性：必須在業(yè)務發(fā)生時或完成后立刻填制（比如今天買辦公用品，今天就要開發(fā)票）；
?責任性：必須有經(jīng)辦人、驗收人等簽字蓋章，出了問題能追責（比如采購員買錯東西，憑簽字就能找到責任人）。
舉個生活例子：
你開奶茶店，從供應商處買了10箱牛奶：
?原始憑證：供應商開的發(fā)票（金額、數(shù)量、蓋章）、你簽收的送貨單；
?作用：證明你確實買了這批貨，金額無誤，后續(xù)記賬、成本核算、抵稅全憑它。
二、原始憑證的“兩大門派”?
根據(jù)來源，原始憑證分為外來和自制兩類，相當于“別人給的”和“自己寫的”：
1.?外來原始憑證：別人給的“交易憑據(jù)”??
?常見類型：
?發(fā)票：買東西時商家開的增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票；
?收據(jù)：交水電費、物業(yè)費收到的蓋章收據(jù)；
?銀行單據(jù)：轉(zhuǎn)賬回執(zhí)、利息單、對賬單等。
?特點：一次性使用，交易結(jié)束即失效（比如發(fā)票開完就不能重復報銷），
案例：
公司采購電腦，收到商家開的發(fā)票。這張發(fā)票記錄了電腦型號、數(shù)量、價格，并加蓋公章，會計憑此記賬、抵扣稅款，稅務局憑此查賬。
2.?自制原始憑證：自己寫的“內(nèi)部記錄”??
?常見類型：
?領(lǐng)料單：車間工人領(lǐng)取原材料時填寫的單據(jù)；
?入庫單：倉庫收到貨物時填寫的驗收證明；
?工資表：HR計算員工工資的明細表。
?特點：需內(nèi)部簽字審批，且分為三種填制方式：
?一次憑證：只記錄單次業(yè)務（如員工出差填寫的差旅費報銷單）；
?累計憑證：連續(xù)記錄同類業(yè)務（如“限額領(lǐng)料單”，一個月內(nèi)可多次領(lǐng)料）；
?匯總憑證：月底把同類憑證打包統(tǒng)計（如“發(fā)料匯總表”）。
案例：
奶茶店店長每天填寫《銷售日報表》，記錄賣出多少杯奶茶、收了多少錢，月底會計把這些日報匯總成《月銷售統(tǒng)計表》，這就是自制原始憑證的典型應用。
三、原始憑證的“六大必備信息”??
一張合格的原始憑證，必須像“身份證”一樣包含以下信息：
?名稱：直接說明業(yè)務性質(zhì)（如“增值稅專用發(fā)票”“差旅費報銷單”），
?日期：經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的具體時間，
?雙方單位名稱：涉及交易的買賣方或經(jīng)辦方，
?業(yè)務內(nèi)容：買了什么、做了什么（如“采購牛奶10箱”“維修空調(diào)費用”）；
?數(shù)量和金額：單價、總價、貨幣單位；
?簽字蓋章：經(jīng)辦人、驗收人、審批人簽名，單位公章。
反面案例：
某員工報銷打車費，只提交了手寫收據(jù)，沒有司機簽字和公司信息，會計拒收，因為無法證明交易真實發(fā)生。
四、原始憑證的“生死關(guān)卡”：填制與審核?
1.?填制要求：寧可多寫，不能少寫?
?真實記錄：不能虛構(gòu)交易（如用個人消費發(fā)票冒充辦公費用）；
?完整填寫：所有必填項必須寫全（如發(fā)票缺了金額就是廢紙）；
?字跡清晰：用藍黑筆工整書寫，避免涂改（寫錯必須重開或蓋章更正）。
常見錯誤：
涂改金額（如把100元改成500元）；
漏填數(shù)量單位（如只寫“10”不寫“箱”）；
無責任人簽字（如采購單只有老板口頭同意）。
2.?審核流程：會計的“火眼金睛”??
會計收到原始憑證后，要像偵探一樣審查：
?真實性：憑證是否偽造？交易是否真實發(fā)生？（如核對發(fā)票稅務編號），
?合法性：業(yè)務是否符合法規(guī)？（如賭博支出不能入賬），
?合理性：價格是否離譜？（如買一支筆花了500元），
?完整性：信息是否齊全？（如發(fā)票沒有蓋章）。
處理結(jié)果：
合格憑證：蓋章通過，用于記賬；
問題憑證：退回補材料或直接作廢（如假發(fā)票立刻銷毀）。
原始憑證就像經(jīng)濟活動的“身份證”和“監(jiān)控錄像”。它是每筆錢、每件貨、每項交易的“鐵證”?，記錄了誰在什么時候、做了什么、花了多少錢、誰經(jīng)手等信息。沒有原始憑證，會計記賬就像“無源之水”，企業(yè)查賬就像“盲人摸象”，下面用生活化的例子和對比，幫你徹底搞懂這個概念。
一、原始憑證是什么？
定義：原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時當場取得或填制的書面證明，直接反映交易的真實情況。它是會計記賬的起點，也是稅務局查賬、投資人看報表的“證據(jù)鏈源頭”。
核心特征：
?真實性：必須如實記錄，不能編造（如網(wǎng)購發(fā)票上的金額必須與實際付款一致）；
?時效性：必須在業(yè)務發(fā)生時或完成后立刻填制（比如今天買辦公用品，今天就要開發(fā)票）；
?責任性：必須有經(jīng)辦人、驗收人等簽字蓋章，出了問題能追責（比如采購員買錯東西，憑簽字就能找到責任人）。
舉個生活例子：
你開奶茶店，從供應商處買了10箱牛奶：
?原始憑證：供應商開的發(fā)票（金額、數(shù)量、蓋章）、你簽收的送貨單；
?作用：證明你確實買了這批貨，金額無誤，后續(xù)記賬、成本核算、抵稅全憑它。
二、原始憑證的“兩大門派”?
根據(jù)來源，原始憑證分為外來和自制兩類，相當于“別人給的”和“自己寫的”：
1.?外來原始憑證：別人給的“交易憑據(jù)”??
?常見類型：
?發(fā)票：買東西時商家開的增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票；
?收據(jù)：交水電費、物業(yè)費收到的蓋章收據(jù)；
?銀行單據(jù)：轉(zhuǎn)賬回執(zhí)、利息單、對賬單等。
?特點：一次性使用，交易結(jié)束即失效（比如發(fā)票開完就不能重復報銷），
案例：
公司采購電腦，收到商家開的發(fā)票。這張發(fā)票記錄了電腦型號、數(shù)量、價格，并加蓋公章，會計憑此記賬、抵扣稅款，稅務局憑此查賬。
2.?自制原始憑證：自己寫的“內(nèi)部記錄”??
?常見類型：
?領(lǐng)料單：車間工人領(lǐng)取原材料時填寫的單據(jù)；
?入庫單：倉庫收到貨物時填寫的驗收證明；
?工資表：HR計算員工工資的明細表。
?特點：需內(nèi)部簽字審批，且分為三種填制方式：
?一次憑證：只記錄單次業(yè)務（如員工出差填寫的差旅費報銷單）；
?累計憑證：連續(xù)記錄同類業(yè)務（如“限額領(lǐng)料單”，一個月內(nèi)可多次領(lǐng)料）；
?匯總憑證：月底把同類憑證打包統(tǒng)計（如“發(fā)料匯總表”）。
案例：
奶茶店店長每天填寫《銷售日報表》，記錄賣出多少杯奶茶、收了多少錢，月底會計把這些日報匯總成《月銷售統(tǒng)計表》，這就是自制原始憑證的典型應用。
三、原始憑證的“六大必備信息”??
一張合格的原始憑證，必須像“身份證”一樣包含以下信息：
?名稱：直接說明業(yè)務性質(zhì)（如“增值稅專用發(fā)票”“差旅費報銷單”），
?日期：經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的具體時間，
?雙方單位名稱：涉及交易的買賣方或經(jīng)辦方，
?業(yè)務內(nèi)容：買了什么、做了什么（如“采購牛奶10箱”“維修空調(diào)費用”）；
?數(shù)量和金額：單價、總價、貨幣單位；
?簽字蓋章：經(jīng)辦人、驗收人、審批人簽名，單位公章。
反面案例：
某員工報銷打車費，只提交了手寫收據(jù)，沒有司機簽字和公司信息，會計拒收，因為無法證明交易真實發(fā)生。
四、原始憑證的“生死關(guān)卡”：填制與審核?
1.?填制要求：寧可多寫，不能少寫?
?真實記錄：不能虛構(gòu)交易（如用個人消費發(fā)票冒充辦公費用）；
?完整填寫：所有必填項必須寫全（如發(fā)票缺了金額就是廢紙）；
?字跡清晰：用藍黑筆工整書寫，避免涂改（寫錯必須重開或蓋章更正）。
常見錯誤：
涂改金額（如把100元改成500元）；
漏填數(shù)量單位（如只寫“10”不寫“箱”）；
無責任人簽字（如采購單只有老板口頭同意）。
2.?審核流程：會計的“火眼金睛”??
會計收到原始憑證后，要像偵探一樣審查：
?真實性：憑證是否偽造？交易是否真實發(fā)生？（如核對發(fā)票稅務編號），
?合法性：業(yè)務是否符合法規(guī)？（如賭博支出不能入賬），
?合理性：價格是否離譜？（如買一支筆花了500元），
?完整性：信息是否齊全？（如發(fā)票沒有蓋章）。
處理結(jié)果：
合格憑證：蓋章通過，用于記賬；
問題憑證：退回補材料或直接作廢（如假發(fā)票立刻銷毀）。
