能否有效地進行數據管理是會計師事務所面臨的*5挑戰之一。適合的文檔管理軟件（DMS）能夠改善事務所的盈收狀況，并幫助它們更輕松地滿足監管要求。更為重要的是，DMS可以減少重要文件和客戶數據錯置或銷毀風險，保護事務所敏感信息不會受到內部和外部的破壞。
　　此外，DMS還為組織提供了一個中央平臺，可用于獲取、管理、共享和保護所有辦公文件。
　　DMS為何能做出如此改變，原因有以下五個方面：
　　1.可為事務所的資產負債表帶來立竿見影的效果：DMS省去了置放和檢索文檔所需的管理時間。例如，基于云技術的DMS不但可以減少事務所對物理硬件和服務器的依賴，節省昂貴的服務器授權費用（減少事務所的辦公空間和IT支出），同時還為事務所提供了隨時隨地訪問重要文件和文檔的途徑。
　　2.降低管理成本：精心設計的無紙化系統不僅節省了人工工時，同時還可以降低30%至40%的管理費用，其中包括辦公用品費用和文檔存儲空間。DMS甚至可產生積極的碳排放信用額影響。
　　3.推動增長和提高盈利能力：無紙化辦公室與其他生產力管理工具（如工作流管理工具）相結合，能夠*5化地提高自身效率。設想一下，某個企業的員工能夠自動獲取工作流程每一步的工作指導。安全的無紙化辦公室能夠顯著地降低成本、縮短周轉時間、降低風險水平、減少培訓時長、獲得更好的關鍵增長指標表現。這讓企業能夠以更少的時間和金錢完成更多的工作。
　　4.安全性：DMS以最安全的方式來存儲和共享敏感文件，它通過復雜的系統來確保安全，保護公司客戶、公司自身以及保證公司的盈利水平。DMS減少了合規和法規要求（美國證券交易委員會（SEC）、醫療電子交換法案（HIPPA）等）風險，與電子郵件、傳輸控制協議（FTP）和實物文檔分發方式相比，能夠更輕松、更安全地傳遞信息。
　　5.快速響應：DMS提供了更快捷、更準確的信息獲取渠道，這不僅提高了工作流程效率，也提高了客戶的質量感知。（公司對客戶需求的響應越快，公司就表現出更強的組織性、客戶也會感到更加滿意。）
　　強大的DMS能夠保護環境、節約成本——顯著地減少紙張的使用，為會計師事務所、企業主和信息工作者節省時間和金錢。